HubSpot
Onboarding
and
Integration
for a
State-Owned Visa
Company
Client
Express Vietnam
Timeline
3 Months
Hubspot Subscription
Marketing Hub Professional
Sales Hub Starter
Task
The organization lacks a central database, structured follow-up system, and sales/status reporting.
Client Information
Express Vietnam is a state owned visa agency operating from Vietnam. Express Vietnam thrived as a premier service provider, offering expertise and support on super fast visa processing for urgent needs.
Problem Statement
-
Lack of Centralized Database and Data Management System
Express Vietnam faced challenges in managing their customer data due to the absence of a centralized database. Customer information was scattered across various platforms and spreadsheets, making it difficult to track, update, and manage effectively. This disorganization led to inefficiencies in customer handling and slowed down internal processes.
-
.svg)
Inconsistent Follow-Up Process with Clients
Without a structured follow-up system, the organization struggled to maintain consistent communication with clients. Leads often went cold, and opportunities were missed because there was no mechanism to automate reminders or track customer interactions. This resulted in a loss of potential revenue and customer dissatisfaction.
-
.svg)
Limited Sales and Status Reporting Capabilities
Express Vietnam lacked the tools to generate detailed and actionable sales and status reports. Decision-makers could not access real-time insights into their business performance, leading to delays in strategy formulation and execution. This gap hindered the organization’s ability to identify trends, optimize processes, and drive growth effectively.
-
Lack of Centralized Database and Data Management System
Express Vietnam faced challenges in managing their customer data due to the absence of a centralized database. Customer information was scattered across various platforms and spreadsheets, making it difficult to track, update, and manage effectively. This disorganization led to inefficiencies in customer handling and slowed down internal processes.
-
Inconsistent Follow-Up Process with Clients
Without a structured follow-up system, the organization struggled to maintain consistent communication with clients. Leads often went cold, and opportunities were missed because there was no mechanism to automate reminders or track customer interactions. This resulted in a loss of potential revenue and customer dissatisfaction.
-
Limited Sales and Status Reporting Capabilities
Express Vietnam lacked the tools to generate detailed and actionable sales and status reports. Decision-makers could not access real-time insights into their business performance, leading to delays in strategy formulation and execution. This gap hindered the organization’s ability to identify trends, optimize processes, and drive growth effectively.
Our Solution
Website Form Design and HubSpot Integration
User-Friendly Form Design
We designed forms that are simple, engaging, and optimized for user interaction, ensuring higher completion rates and better data accuracy.
%201.svg){kind=icon}
HubSpot Integration
The forms are fully integrated with HubSpot, allowing leads to flow directly into the CRM for streamlined follow-up and tracking.
Data Collection Optimization
Every form is tailored to collect only the most relevant information, reducing friction and improving the quality of customer data.
Website Form Design and HubSpot Integration
Automation for Contact and Customer Segmentation
Contact Segmentation Made Easy
We implemented an automated system that categorizes contacts into meaningful segments based on behavior, preferences, and demographics.
Smart Algorithms for Precision
By using advanced algorithms, the system ensures that every interaction is highly targeted and relevant, boosting customer satisfaction.
Time-Saving Automation
Manual categorization is eliminated, freeing up valuable time for the client’s team to focus on higher-value activities.
Automation for Contact and Customer Segmentation
Custom Reporting Dashboard Set up
Tailored Dashboard Setup
The dashboard was customized to include key metrics and insights relevant to the client’s business goals, ensuring clarity and focus.
%201.svg){kind=icon}
Real-Time Data Visualization
With live updates, the dashboard provides instant access to the latest business performance metrics, enabling quick decision-making.
Actionable Insights at a Glance
Visual elements like charts, graphs, and heatmaps turn complex data into easy-to-understand insights, empowering informed strategies.
Custom Reporting Dashboard Set up
Faster Client Service
Express Vietnam can now serve their clients 30% faster than they did before, and also can work with 25% more customers.
Enhanced User Experience
Express Vietnam’s customers now have to do less work, and get a premium experience during their dealing with the organisation.
Proper Organisational Reporting and Decision Making
With the dashboards we provided, Express Vietnam can now make informed decisions and track sales activities, and give better reporting to their shareholders.
হাবস্পট (HubSpot) এর ১০ টি গুরুত্বপূর্ণ ফিচার
বর্তমান ডিজিটাল মার্কেটিং যুগে, ব্যবসার প্রতিটি ধাপে প্রযুক্তি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। হাবস্পট (HubSpot) এমন একটি শক্তিশালী টুল যা ব্যবসার বিক্রি, মার্কেটিং, এবং কাস্টমার সাপোর্ট কার্যক্রমকে এক প্ল্যাটফর্মে আনার মাধ্যমে অনেক সহজ এবং কার্যকর করে তুলেছে। হাবস্পটের ইন্টারফেস এবং শক্তিশালী ফিচারগুলো বিশ্বব্যাপী বিভিন্ন ব্যবসার সাফল্যের পেছনে অনেক বড় কৃতিত্ব রয়েছে।
ফ্রি লিড ম্যাগনেট ফানেল গাইড: ২০৩০ এর মার্কেটিং
লিড ম্যাগনেট বর্তমান সময়ের সবচেয়ে সফল মার্কেটিং এর স্ট্র্যাটেজি গুলোর একটি। কিন্তু কোন এক অজ্ঞাত কারণে, বাংলাদেশে লিড ম্যাগনেটের ব্যবহার খুবই কম!
টপ ই-কমার্স ট্রেন্ডস ২০২৫
১৯৮২ সালে বোস্টন কম্পিউটার এক্সচেঞ্জ (BCE) নামে একটি কোম্পানি সর্বপ্রথম অনলাইন ই-কমার্স ব্যবসা চালু করে। এই কোম্পানিতে মূলত পুরনো কম্পিউটার কেনাবেচা করা হতো। যদি তখনকার ই-কমার্স স্ট্র্যাটেজির সাথে এখনকার স্ট্র্যাটেজির তুলনা করা হয়, তাহলে সেখানে আপনি আকাশ-পাতাল তফাত দেখতে পাবেন। তখন ই-কমার্স ওয়েবসাইট ছিল একদম সাধারণ। এমনকি, সেখানে অনলাইন পেমেন্টও করা যেত না। যুগের পরিবর্তনের সাথে সাথে প্রযুক্তির অনেক পরিবর্তন হয়েছে। এবং, প্রতিনিয়ত পরিবর্তন হচ্ছে।
বাংলাদেশি স্টার্টআপ এর জন্য সেরা সিআরএম (CRM)
বাংলাদেশের স্টার্টআপ ইকোসিস্টেম গত কয়েক বছরে ব্যাপক পরিবর্তনের কারণে স্টার্টআপ এর সংখ্যা দিন দিন বাড়ছে। উদ্ভাবনী চিন্তা, তরুণ উদ্যোক্তাদের উদ্যোগ এবং বিনিয়োগকারীদের আগ্রহের কারণে বাংলাদেশে এখন প্রযুক্তি ও ব্যবসার ক্ষেত্রে একটি নতুন অধ্যায়ে প্রবেশ করছে।
CRM এবং মার্কেটিং অটোমেশন
বর্তমানের সময়ে যেকোনো ব্যবসায় এক অনন্য পরিবর্তন এনেছে CRM এবং মার্কেটিং অটোমেশন। এই দুইটি শক্তিশালী মেথড একত্রে মিলে মার্কেটিং এর কাজগুলো আরো সহজ, ইফেকটিভ এবং দ্রুতগতির করেছে। CRM এবং মার্কেটিং অটোমেশন এর সঠিক ভাবে ব্যাবহার এর মাধ্যমে সহজে ব্যবসা পরিচালনা থেকে শুরু করে সেল সব কিছুই উন্নত সম্ভব।
ব্র্যান্ডিং এবং মার্কেটিং এর আদ্যোপান্ত
ব্র্যান্ডিং এবং মার্কেটিং, এই দুইটি শব্দ আপনি উদ্যোক্তা এবং মার্কেটারদের কাছ থেকে প্রায়শই শুনে থাকবেন।
-
হাবস্পট (HubSpot) এর ১০ টি গুরুত্বপূর্ণ ফিচার
বর্তমান ডিজিটাল মার্কেটিং যুগে, ব্যবসার প্রতিটি ধাপে প্রযুক্তি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। হাবস্পট (HubSpot) এমন একটি শক্তিশালী টুল যা ব্যবসার বিক্রি, মার্কেটিং, এবং কাস্টমার সাপোর্ট কার্যক্রমকে এক প্ল্যাটফর্মে আনার মাধ্যমে অনেক সহজ এবং কার্যকর করে তুলেছে। হাবস্পটের ইন্টারফেস এবং শক্তিশালী ফিচারগুলো বিশ্বব্যাপী বিভিন্ন ব্যবসার সাফল্যের পেছনে অনেক বড় কৃতিত্ব রয়েছে।
-
ফ্রি লিড ম্যাগনেট ফানেল গাইড: ২০৩০ এর মার্কেটিং
লিড ম্যাগনেট বর্তমান সময়ের সবচেয়ে সফল মার্কেটিং এর স্ট্র্যাটেজি গুলোর একটি। কিন্তু কোন এক অজ্ঞাত কারণে, বাংলাদেশে লিড ম্যাগনেটের ব্যবহার খুবই কম!
-
টপ ই-কমার্স ট্রেন্ডস ২০২৫
১৯৮২ সালে বোস্টন কম্পিউটার এক্সচেঞ্জ (BCE) নামে একটি কোম্পানি সর্বপ্রথম অনলাইন ই-কমার্স ব্যবসা চালু করে। এই কোম্পানিতে মূলত পুরনো কম্পিউটার কেনাবেচা করা হতো। যদি তখনকার ই-কমার্স স্ট্র্যাটেজির সাথে এখনকার স্ট্র্যাটেজির তুলনা করা হয়, তাহলে সেখানে আপনি আকাশ-পাতাল তফাত দেখতে পাবেন। তখন ই-কমার্স ওয়েবসাইট ছিল একদম সাধারণ। এমনকি, সেখানে অনলাইন পেমেন্টও করা যেত না। যুগের পরিবর্তনের সাথে সাথে প্রযুক্তির অনেক পরিবর্তন হয়েছে। এবং, প্রতিনিয়ত পরিবর্তন হচ্ছে।
-
বাংলাদেশি স্টার্টআপ এর জন্য সেরা সিআরএম (CRM)
বাংলাদেশের স্টার্টআপ ইকোসিস্টেম গত কয়েক বছরে ব্যাপক পরিবর্তনের কারণে স্টার্টআপ এর সংখ্যা দিন দিন বাড়ছে। উদ্ভাবনী চিন্তা, তরুণ উদ্যোক্তাদের উদ্যোগ এবং বিনিয়োগকারীদের আগ্রহের কারণে বাংলাদেশে এখন প্রযুক্তি ও ব্যবসার ক্ষেত্রে একটি নতুন অধ্যায়ে প্রবেশ করছে।
-
CRM এবং মার্কেটিং অটোমেশন
বর্তমানের সময়ে যেকোনো ব্যবসায় এক অনন্য পরিবর্তন এনেছে CRM এবং মার্কেটিং অটোমেশন। এই দুইটি শক্তিশালী মেথড একত্রে মিলে মার্কেটিং এর কাজগুলো আরো সহজ, ইফেকটিভ এবং দ্রুতগতির করেছে। CRM এবং মার্কেটিং অটোমেশন এর সঠিক ভাবে ব্যাবহার এর মাধ্যমে সহজে ব্যবসা পরিচালনা থেকে শুরু করে সেল সব কিছুই উন্নত সম্ভব।
-
ব্র্যান্ডিং এবং মার্কেটিং এর আদ্যোপান্ত
ব্র্যান্ডিং এবং মার্কেটিং, এই দুইটি শব্দ আপনি উদ্যোক্তা এবং মার্কেটারদের কাছ থেকে প্রায়শই শুনে থাকবেন।